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Finanzordnung

Finanzordnung des Otto-Intze-Haus e.V., Aachen

In der Fassung vom 27.01.2016

Diese Version des Dokuments wurde zwecks Kompatibilität mit der Wiki-Software umformatiert. Die beigefügte PDF-Datei gilt als kanonische Version.

Präambel

Grundlage dieser Finanzordnung (FO) ist die Satzung des Vereins Otto-Intze-Haus e.V. in ihrer jeweils gülti­gen Form.


I. Haushaltsrecht, Konten und Kassen

§ 1 Allgemeines

  1. Der Senat verfügt über das Haushaltsrecht. Jegliche Ausgaben dürfen grundsätzlich nur auf Grund von Beschlüssen des Senats erfolgen. 

  2. Beschließt der Senat Geld für eine Anschaffung bereit zu stellen, so ist im Protokoll festzuhalten, wer sich um diese Anschaffung kümmert. 

  3. Wird eine durch den Senat bewilligte Ausgabe nicht bis zur darauffolgenden ordentlichen Senatssit­zung getätigt, muss diese erneut bewilligt werden. Andernfalls gilt diese als automatisch verfallen. 

  4. Ausgaben, die über dem finanziellen Rahmen des Otto-Intze-Haus e.V. liegen sind nicht möglich und können vom Vorstand mit einem Veto blockiert werden. 

  5. In dieser FO sind sämtliche vom Senat bewilligten Budgets aufzunehmen. 

  6. Die Herkunft von Einnahmen ist immer festzuhalten. 

  7. Ausgaben sind immer durch Quittungen zu belegen. 

§ 2 Konten und Handkassen

  1. Alle Finanztransaktionen werden über das Konto des Otto-Intze-Haus e.V. und die, in dieser Ordnung aufgeführten Handkassen, abgewickelt. 

  2. Kontoinhaber ist der Verein Otto-Intze-Haus e.V. Verfügungsberechtigte sind die beiden Schatz­meister. 

  3. Die Schatzmeister führen über die satzungsgemäßen Aktivitäten des Vereins nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung Buch. Zudem führen sie eine Handkasse mit Kassenbuch. 

  4. Die Netz-AG verfügt über eine eigene Handkasse mit Kassenbuch. 

  5. Einnahmen fließen in die Vereins­kasse. 

§ 3 Notfall-Rücklage

  1. Um die Aufrechterhaltung des Betriebes der Vereinseinrichtungen zu gewährleisten, müssen insbesondere für die Netz- und Wasch-AG in der Vereinskasse bzw. auf dem Vereinskonto Rücklagen gebildet und erhalten werden. Die finanziellen Mittel sollen dabei einen Betrag von 5.000,- € nicht unterschreiten. Hintergrund dieser Reserve ist, dass bei einem technischen Totalausfall eines teuren und wichtigen Geräts (Waschmaschine, Switch, Server, etc.) für eine schnelle Behebung oder den Kauf von Ersatzgeräten muss eine entsprechende finanzielle Reserve vorhanden sein.  

  2. Die Schatzmeister achten darauf, dass sich im Zusammenhang mit anstehenden Budgets, dem erwarteten Einnahmen-Verlauf sowie Ausgabenverhältnis aus beschlossenen Budgets keine Diskrepanz ergibt und die in §3.1 erwähnte Grenze nicht erreicht wird. Bei kritischen Budget-Beträgen sind alle Senats- und Vereinsmitglieder angehalten sich um die Notfall-Rücklage zu erkundigen.  

 

II. Spenden, Beiträge und Gebühren

§ 4 Spenden

  1. Spenden sind ausschließlich vom Otto-Intze-Haus e.V. empfangene Zahlungen und Leistungen, die freiwillig und ohne Gegenleistung erfolgt sind. 

  2. Spendenquittungen werden nur vom Vorstand ausgestellt. 

  3. Der Empfang von Spenden muss dem Senat unverzüglich mitgeteilt werden. 

§ 5 Mitgliedsbeiträge

  1. Alle Mitglieder und Nutzer entrichten im Voraus einen halbjährlichen Mitgliedsbeitrag in Höhe von 30€.  

  2. Rechnungsstellung erfolgt bei Aufnahme in den Verein und dann jeweils zum 01.04. und 01.10. eines Jahres. 

  3. Der zweite Hauptmieter eines Doppelappartements oder der Familienwohnung zahlt keinen Mitgliedsbeitrag, sofern er sich den Zugang zu den Vereinseinrichtungen entsprechend der technischen Möglichkeiten mit dem ersten Hauptmieter teilt. 

  4. Eine Rückerstattung von Mitgliedsbeiträgen ist nicht möglich. 

§ 6 Gebühren

Wird eine Rechnung nicht innerhalb von drei Wochen beglichen, so ruhen sämtliche Rechte des Mitglieds, einschließlich der Vorteile zur Nutzung der vereinseigenen Einrichtungen, bis der ausstehende Betrag auf dem Konto des Otto-Intze-Haus e.V. eingegangen ist oder bei den Schatzmeistern beglichen wurde. Außerdem ist in diesem Fall eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 10€ zu erheben.

§ 7 Bezahlung

Eine Barzahlung ist bei den Schatzmeistern möglich.

 

III. Buchführung und Kassenprüfer

§ 8 Jahresabschluss

  1. Die Schatzmeister erstellen während ihrer Amtszeit per 31.12. den Jahresabschluss des Vereins. 

  2. Die Quittungen und Belege des Geschäftsjahres werden für weitere zehn Geschäftsjahre aufbewahrt. 

§ 9 Kassenprüfer

  1. Die Mitglieder wählen gemäß Satzung Kassenprüfer und Stellvertreter. 

  2. Den Kassenprüfern ist grundsätzlich jederzeit Einsicht in alle Bücher und Belege zu gewähren. 

  3. Nach der Prüfung legen die Kassenprüfer dem Senat und der Vollversammlung den Kassenprüfber­icht vor. 

  4. Über Unregelmäßigkeiten, die bei der Kassenprüfung auftreten, ist der Senat unverzüglich zu unter­richten. 

 

 

IV. Finanzrahmen der Arbeitsgemeinschaften und des Vorstands

§ 10 Netz-AG

  1. Der Netz-AG steht pro Semester ein Budget in Höhe von 750,- € für die Aufrechterhaltung des Netz- und Hausdruckerbetriebs zur Verfügung.  

  2. Liegen Neuanschaffungen und Reparaturen über dem Budget in §10.1, bedürfen diese der Zustimmung des Senats und sollen aus der Vereinskasse bezahlt werden. 

  3. Die monatliche Leasingrate des Druckers wird aus der Vereinskasse beglichen.  

  4. Sämtliche Einnahmen, die durch den Drucker hervorgerufen werden, fließen in die Vereinskasse. 

  5. Die Netz-AG führt eine Handkasse deren Betrag 400 € nicht überschreiten soll. 

§ 11 Wasch-AG

  1. Alle Einnahmen, die im Zusammenhang mit der Wasch-AG entstehen, fließen der Vereinskasse zu. 

  2. Für dringende Reparaturen steht ein Betrag von 500,- € pro Semester zur Verfügung. 

  3. Anstehende Reparaturen und Neuanschaffungen sollen aus der Vereinskasse bezahlt werden. Neuanschaffungen bedürfen der Zustimmung des Senats. 

  4. Ein Mitglied der Wasch-AG berichtet auf jeder Senatssitzung. 

§ 12 BA

Der BA verfügt über ein Budget in Höhe von 100,- € pro Semester für Büroausgaben. Die entstehenden Kosten werden aus der Vereinskasse beglichen.

§ 13 0te Etage AG

Der 0te Etage AG verfügt über ein Budget in Höhe von 300,- € pro Semester. Die entstehenden Kosten werden aus der Vereinskasse beglichen.

§ 14 Vorstand

  1. Der Vorstand verfügt über ein Budget in Höhe von 300,- € pro Semester. Die entstehenden Kosten werden aus der Vereinskasse beglichen.  

  2. Der Vorstand verfügt pro Monat über ein Budget in angemessener Höhe für die Begleichung des Postens Bankgebühren. Die entstehenden Kosten werden aus der Vereinskasse beglichen.  Ein Mitglied des Vorstands, am besten einer der Schatzmeister, erstattet zu den jeweiligen Senatssitzungen Bericht.  

  3. Die Versicherungsbeiträge werden aus der Vereinskasse gezahlt. 

§ 15 Essens-Budget

Die Arbeit in den AGs ist oft mühselig und zeitintensiv. Als Dank für die geleistete, ehrenamtliche Arbeit der aktiven AG-Mitglieder im Otto-Intze-Haus e.V. soll einmal pro Semester ein gemeinsames AG-Essen stattfinden. Dabei gilt folgendes:

  1. Teilnahmeberechtigt ist jede Person, welche Haussprecher ist oder durch den Senat in mindestens einer AG des Otto-Intze-Haus e.V. bestätigt worden ist.  

  2. Auf Empfehlung einer AG kann der Vorstand bestimmen, dass ein bestimmtes AG-Mitglied nicht zu dem AG-Essen berechtigt ist.  

  3. Eine Person, die weder Haussprecher noch in einer AG ist, kann auf Vorschlag einer AG und mit Einverständnis des Vorstandes zu dem AG-Essen zusätzlich eingeladen werden, falls diese ein besonderes außergewöhnliches Engagement für den Verein erbracht hat.   

  4. Im Rahmen dieser Annehmlichkeit wird ein Budget für das AG-Essen im Wert von bis zu 20,- € pro teilnehmender Person und Semester gewährt. Im Rahmen des §60 AO ist diese Bemessungsgrenze nach bestem Gewissen gewählt für die belohnten AG-Mitglieder und in Bezug auf den Erhalt der Gemeinnützigkeit. 

  5. Die entstehenden Kosten werden aus der Vereinskasse beglichen. Es ist eine von jeder teilgenommen Person unterschriebene Anwesenheitsliste den Quittungen beizufügen.  

 

VI. Schlussbestimmungen

§ 16 Verschiedenes

Dem Vorstand steht pro Semester ein Budget von 600€ Semester für die Anschaffung von Getränken und Snacks zur Verfügung. Das Budget soll genutzt werden für:

  • die Verpflegung auf Vollversammlungen, Senatssitzungen sowie Arbeitsgruppentreffen. 

  • zur Förderung der Kommunikation zwischen den Etagensprechern, den Senatsmitgliedern und den aktiven Personen im Wohnheim beitragen. 

  • die Beschaffung von Getränken, welche für den Verkauf bestimmt sind. 

§ 17 Änderung der Finanzordnung

Eine Änderung dieser Finanzordnung bedarf der absoluten Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen des Senats. Der entsprechende Antrag muss 14 Tage vor einer Senatssitzung den Mitgliedern des Senats vorliegen.

§ 18 In-Kraft-Treten

Diese Finanzordnung tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.  

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